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你天天那么忙 才是你做不成大事的原因
06-19 08:12   来源 : 人神共奋

为什么我们总是陷入无效的加班与忙碌?

管理者对“员工工作控制感”的破坏常常是在“业务指导”的名义下进行的。

与其一个小时做两个小时的事,不如去“创造时间”.

1

美国密苏里州的圣约翰医疗中心,管理层请来了一位资深医院管理顾问,希望他能解决长期困扰医院的一个问题——医生因为手术太多、疲劳作业带来的工作效率低下和由此产生的各种负面情绪。

管理顾问在调查后发现,这个医院一共有32间手术室,每年要进行3万多台手术,本来就很紧张了,还有不少临时安排的急诊手术,一旦插进来,所有安排好的手术全部顺延,所以手术室外永远是等待做手术的医生和患者。

管理顾问微微一笑,Bingo!他大笔一挥,写下了他的“药方”,核心就是一点:

空出部分手术室,不安排任何预约的手术,专门做急诊。

瓦特!听到了这个解决方案,管理层都愤怒了!

急诊可不是常常有的,本来就要打架才能抢到的手术室,居然还要白白浪费?医生岂不是更忙了?这哪来的南郭先生?

不过当医生们听到这个“药方”时,却露出了“正合我意”的神秘微笑,这又是为什么呢?

2

以上是我曾经介绍过的《稀缺》这本书里的一个真实案例。

之所以想到它,因为前几天,我和一个还在广告行业的前同事聊天,聊到了这个行业长期以来的顽症——长期加班的问题。

这个行业的加班就和前面的医院手术室的混乱一样:下班后,三分之一的人在开会,三分之一的人在无聊地等候开会,三分之一的人在完成刚刚结束的会议布置下来的工作。

每天,广告人的时间表上排满了各种各样的会议和汇报,但从来没有人指望那些会议能按日程表上的时间开掉。

当然,有一点不一样,医院的问题是手术室不够用,而广告公司的问题与会议室的数量无关,而是因为总监和老板们的时间永远都不够用。

但如果你仔细去分析管理者日程表的完成情况,你会发现,其中大部分常规工作都是按计划进行的,只是每天都有突发情况,让你不得不打乱日程,导致日程表上的会议、汇报一个个被顺延。

管理者日程表的拖延,对员工而言,只意味着三个字:“等加班”。

这跟医院的情况一样:手术室的手术计划被急诊打乱,导致医生把大量的加班时间花在等待手术,而不是手术本身。

3

回到医院的案例,表面上,这个建议降低了手术室的使用效率。因为急诊手术的出现时间是不确定的,专门开辟的急诊手术室,一定会出现某段时间空置的情况。

但急诊手术和预约手术是两种不同工作流程的工作。前者要求医生随时上岗,后者要求医生做好充足的准备。

两种手术流程混在一起的结果,就是让医生随时处于“高度警备又无所事事”的状态,成了“做手术的机器”,丧失了对工作的控制权。

所以,“空出部分手术室”,对于医生的工作效率而言,却是提升的。

他们预定的手术时间,不再被推延,那种加班等上好几个小时去做仅有一个小时的手术的情况,就不会再出现了。

这个解决方案的实质是不让突发事件影响医生的正常工作,让医生从“手术时间不确定的焦虑”中解脱出来,他们“对工作的控制感”得到了尊重。

“对工作的控制感”无关薪水,无关权力,它首先是一种安全感——明确知道还有哪些工作;其次是一种归属感——我的工作我做主;最后还是一种成就感——是我亲手完成了这项工作。

然而,尊重下属“对工作的控制感”,是大部分管理者相当忽视的问题。

4

你已经安排好晚上和女朋友的烛光晚餐,忽然总监告诉你,客户临时有修改意见,加班!

多年不见的老同学出差,好不容易有一个晚上可以聚聚,但老板那个已经拖了几个小时的会议,怎么也结束不了。

你刚刚抱歉地取消了老同学的会面,老板宣布会议结束:“大家早点回去吧!”

连工作时间都无法控制,哪里有什么“对工作的控制感”?

以前有个同事,因为忍受不了经常加班而辞职,当时我劝他,只要还在广告这个行业,到哪儿都得加班。

我说中了开头,却没有说中结尾,他后来的工作仍然常常加班,但他却很少抱怨。

原因很简单,这家公司强调一对一的工作沟通方式,而不是频繁开会。

所以大部分人都能自主的安排时间,虽然工作量仍然很大,但因为可以自主选择加班的时间,所以抵触情绪并不强。

管理者对“员工工作控制感”的破坏常常是在“业务指导”的名义下进行的,包括但不限于:

让员工频繁的汇报工作,等待上级的决策;

为了效率,直接告诉员工该怎么做;

否定员工的工作结果,而且没有把理由说清楚;

工作目标朝令夕改……

这些行为的结果就是让员工的工作丧失安全感、归属感、成就感。

5

但听听管理者的理由,似乎也很正当:

“说我控制了大家的工作?我还想控制自己的生活呢!说我朝令夕改?可计划赶不上变化,我也是受害者啊。”

管理者对于员工工作的过度指导,通常源于对工作进展的焦虑,他们时时感到,自己再不管,工作就要失控了。所以他们的日程表上挤满了各种会议、出差、电话、汇报……

当然,还有各种意外情况,让这份日程表更加拥挤混乱。

这是病,得治!

如果把那个管理顾问的建议照搬过来,这个药方就是:在管理者的时间表上,每天必须有一段时间为空白,除了处理突发事件之外,你想怎么用就怎么用,但不能事先安排任何工作。

这个建议到底好不好呢?

6

一个名为约翰科特的管理学家,持续跟踪拍摄一群企业高管的工作,分析他们如何安排自己的时间。

他得出了一个令人惊讶的结论:最成功的管理者反而是日程表看起来最没有效率的人——有着大量的空闲时间.

这些没有日程安排的时间,常常用于与下属、客户、合作伙伴、同行进行看似随机而简短的闲聊。

为什么相比之下,把日程表塞得满满的,反而不是高效的方法呢?

我在《贫穷,对你的思维方式造成了多大的影响?》中说,穷人之所以越是缺钱越是容易陷入贫穷的状态,因为他们只专注于自己的钱,把一分钱当两分钱花,而不是去创造财富。

实际上,“忙人”之所以越缺时间越容易陷入低效的忙碌,也是因为“忙人”过于在意自己的时间,希望用一个小时做两个小时的事,而不是去“创造时间”。

什么是“创造时间”?为什么首富的小目标是赚一个亿,而你只是加薪5%,因为有上千人一起帮他赚钱,而你忙死了也只有24个小时。

只想着用满自己那24个小时,那是用“打工卖时间的心态”来做管理。管理就是用别人的时间,为自己赚钱,这就是“创造时间”。

让员工为你“创造时间”的方法之一,就是激发员工对“工作的控制感”。

在此过程中,你需要克制过度指导下属的冲动,尊重员工的看法,学会接受不完美的结果,让工作成为员工的工作,而不仅仅是你的。

7

在初进职场时,我们通过自律、高效地利用时间,赢得了第一阶段的成功。

但当我们进入管理者的新角色时,这种高效反而是一个陷阱,让整个团队陷入无效的加班与忙碌。

不如尝试让日程表多一些空闲时间,去做那些重要但不紧急的事情,培养更长远更全局的思维状态,这才是一个真正成功的管理者应该去思考的问题。

编辑:东方财富网
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